Términos y condiciones

1.Quién presta el servicio y a quién

kiito es una plataforma de software como servicio operada por GULLA TEC S.A.S., NIT 902094551-1, con domicilio en Bucaramanga, Colombia. Se dirige a casas de cobro, bufetes y demás personas que gestionan la recuperación de cartera o la vigilancia de procesos judiciales en Colombia; sus dos servicios —la gestión de cobranza y la vigilancia judicial— pueden contratarse juntos o por separado, y estos términos aplican a ambos. «El cliente» es quien contrata la suscripción; «el usuario», cada persona que el cliente autoriza a acceder.

El servicio se presta únicamente en Colombia. El cliente declara que contrata en ejercicio de su actividad empresarial y no como consumidor final, y que cuenta con el título o mandato para gestionar la cartera que cargue. Esa declaración no afecta los derechos de los deudores ni de ningún titular de datos personales, y ninguna cláusula de estos términos es oponible a un deudor.

La Política de tratamiento de datos personales publicada en este sitio hace parte integral de estos términos. Consultas: hola@kiito.co.

2.Qué hace y qué no hace la plataforma

kiito provee herramientas para organizar casos de cobranza, generar documentos, enviar comunicaciones, firmar acuerdos por medios electrónicos y calcular honorarios. La gestión de cobro la ejecuta el cliente: kiito es la herramienta, no el gestor de cobranza ni el mandatario del acreedor.

kiito no presta asesoría legal. Las referencias normativas del sitio identifican el marco en que la plataforma fue diseñada; no son una certificación de cumplimiento ni un dictamen jurídico.

• kiito NO recibe, retiene ni intermedia dinero de deudores ni de acreedores.
• kiito no decide a quién se cobra, por cuánto ni con qué tarifa: esos parámetros los configura el cliente y son de su exclusiva responsabilidad.
• Las plantillas de documentos son modelos de referencia que el cliente debe revisar con su abogado y adaptar antes de usarlas. kiito no garantiza que su contenido sea aplicable, exigible o suficiente en un caso concreto.
• kiito no es operador de información: no consulta centrales de riesgo ni reporta a ellas.

3.Identificación del deudor y determinación de lo exigible

La identificación del deudor y la vigencia de la obligación son responsabilidad exclusiva del cliente. Las herramientas de emparejamiento proponen coincidencias y requieren confirmación humana; ninguna acredita identidad. La plataforma admite registrar deudores sin documento cuando la obligación se ancla a un inmueble, y en esos casos el cliente asume el deber de verificar quién es el obligado antes de cualquier actuación jurídica.

La plataforma calcula capital, intereses, seguros y honorarios según los parámetros que el cliente configura, y los imprime en los documentos. No verifica que esos conceptos sean exigibles al deudor. En particular: los honorarios solo pueden trasladarse al deudor cuando un título o una decisión válida del acreedor lo permita; la plataforma no evalúa la prescripción ni la caducidad; y las tasas configuradas no se contrastan contra el límite de usura. Todo ello es responsabilidad del cliente.

4.Cumplimiento normativo: qué verifica la plataforma y qué no

Antes de cada envío la plataforma verifica que el momento esté dentro de la ventana horaria de la Ley 2300 de 2023 y que no se supere el número de contactos configurado, y revisa el texto contra un conjunto de expresiones prohibidas, bloqueando el envío cuando las detecta. Un envío fuera de la ventana se encola para la siguiente y nunca se fuerza.

Hay dos excepciones, ambas con intervención humana y ambas registradas de forma diferenciada: un envío manual que supere el límite de frecuencia puede confirmarse expresamente, quedando registrado con el usuario que lo decidió; y, si el cliente lo habilita, la respuesta de una persona de su equipo a un deudor que escribió en las últimas 24 horas puede enviarse fuera de la ventana horaria. Ambas son decisiones del cliente.

Estas validaciones son una ayuda al cumplimiento, no una garantía de indemnidad, y no cubren: la titularidad real del número o correo de destino; la voluntad del deudor de no ser contactado, que la plataforma registra y escala pero cuya suspensión ejecuta el cliente; el contenido de las llamadas de voz y de los documentos; ni la existencia y validez de la autorización de tratamiento, respecto de la cual la plataforma registra la declaración del cliente de contar con ella, que no es la autorización ni prueba de ella.

5.Obligaciones del cliente frente al deudor

El cliente es el gestor de cobro frente al deudor y frente a las autoridades. Al usar kiito se obliga a cumplir la Ley 2300 de 2023 y reconoce que su incumplimiento es causal de suspensión del servicio. En particular:

• Contactar al deudor solo por los canales que este haya autorizado, previamente informados para que pueda elegir cuáles autoriza. La plataforma no lleva por sí sola ese registro: mantenerlo es del cliente.
• Respetar el límite legal completo, que no es solo diario: establecido un contacto directo, no se puede contactar al deudor por varios canales dentro de una misma semana ni más de una vez el mismo día.
• No contactar jamás a las referencias personales. El avalista, codeudor o deudor solidario sí puede serlo, pero con el mismo cupo que el deudor.
• No adelantar gestiones mediante visitas al domicilio o al lugar de trabajo, salvo las excepciones legales.
• No consultar al deudor el motivo del incumplimiento. Sí puede consultarle alternativas de pago.

6.Agente conversacional

Cuando el cliente lo activa, el agente puede contactar al deudor por escrito y por llamada, y proponer términos de un acuerdo dentro de los límites que el cliente configuró. Las llamadas se graban y se transcriben, en los términos de la Política de tratamiento.

Las propuestas que el agente formule son preliminares y no obligan al acreedor ni al cliente hasta que se materialicen en un acuerdo generado por la plataforma y suscrito por las partes. Ninguna manifestación del agente sustituye el documento del acuerdo.

El cliente configura los límites y responde por esa configuración; kiito no los fija ni los valida. El titular de los datos tiene derecho a una explicación comprensible de cualquier decisión automatizada que le resulte desfavorable y a solicitar la intervención de una persona. La firma, los montos, los honorarios y la conciliación de pagos siempre pasan por una persona.

7.Vigilancia judicial: monitoreo informativo, no notificación

La plataforma incluye un servicio de vigilancia de procesos judiciales que consulta periódicamente las fuentes oficiales y públicas de la Rama Judicial —la Consulta Nacional Unificada de Procesos y los estados publicados por cada despacho—, registra las actuaciones que encuentra y avisa al cliente en la aplicación y por correo. Puede contratarse junto con la gestión de cobranza o como servicio independiente.

Es un servicio ESTRICTAMENTE INFORMATIVO. No constituye notificación judicial ni la sustituye (artículos 291, 295 y 301 del Código General del Proceso; Ley 2213 de 2022), no interrumpe ni suspende términos y no reemplaza la revisión del expediente. La información reproduce lo que las fuentes oficiales publican, con la fecha y la completitud con que lo publican: una fuente caída, un proceso reservado o una publicación tardía se reflejan tal cual, y la plataforma muestra cuándo fue la última consulta de cada radicado. La vigilancia de los términos procesales y la asistencia a las audiencias siguen siendo responsabilidad del abogado del cliente.

La calculadora de términos, caducidad y prescripción es una ayuda informativa: calcula sobre reglas revisadas por una persona y sobre el calendario judicial cargado, imprime la fuente normativa de cada regla y sus resultados son estimaciones que el abogado debe verificar contra el expediente. No es asesoría legal ni un dictamen sobre un caso concreto.

8.Firma electrónica

kiito ofrece un módulo propio de firma electrónica con códigos de un solo uso, en los términos de la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012. Cada firma genera un expediente probatorio con la huella criptográfica del documento, el canal y el momento del código, y la aceptación expresa del método.

Es firma electrónica y NO firma digital certificada: no goza de la presunción legal de confiabilidad. Si un firmante la desconoce, corresponde a quien la invoca acreditar su confiabilidad con ese expediente. kiito no garantiza que un juez o un tercero la acepte en un caso concreto, ni que el documento preste mérito ejecutivo.

kiito responde por que el módulo produzca y conserve el expediente descrito. El cliente responde por decidir qué documentos suscribe por este medio, por la exactitud de los datos del firmante y por la configuración del método, que debe validar con su abogado.

9.Flujo de dinero: kiito no custodia fondos de terceros

kiito no recibe, retiene, administra ni transfiere dinero de deudores ni de acreedores, y no actúa como recaudador, agregador de pagos ni entidad de recaudo en los términos de la regulación financiera colombiana.

Los pagos de los deudores se hacen directamente al cliente o a su acreedor, a las cuentas que el propio cliente configura. La plataforma solo muestra o transmite esos datos. kiito no verifica la titularidad de esas cuentas, no confirma que un pago se haya recibido y no responde por su aplicación o giro al acreedor.

La conciliación es manual: registrar un pago y darlo por conciliado es un acto del cliente. Un registro en kiito no es un recibo, un paz y salvo ni prueba de pago frente al acreedor hasta que el cliente lo expida.

El único dinero que kiito recibe es el que le cobra a sus propios clientes: la suscripción, las recargas de créditos y los add-ons.

10.Cobros, créditos e impuestos

kiito cobra por la capacidad de casos activos que el cliente contrata y, cuando activa funciones de inteligencia artificial, por créditos recargables que se consumen al usarlas. Existe un plan gratuito permanente con límites de volumen. Los precios se expresan en pesos colombianos y no incluyen el IVA, que se liquida en la factura.

Los créditos se consumen según las tarifas vigentes al momento del uso, tienen una vigencia que se informa al comprarlos y se muestra en el saldo, y no son reembolsables en dinero. kiito notificará antes del vencimiento de un saldo.

kiito puede modificar precios y límites comunicándolo con al menos treinta (30) días de antelación. Los cambios no aplican retroactivamente a períodos ya facturados y el cliente puede terminar sin penalidad si no los acepta.

11.Datos personales: roles de las partes

Respecto de los datos de deudores y acreedores que el cliente carga, el CLIENTE es el responsable del tratamiento y kiito es su ENCARGADO. Respecto de los datos de los usuarios que el cliente registra y de la facturación, kiito es responsable. Esta cláusula constituye el contrato de transmisión del artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.

Como encargado, kiito se obliga a tratar los datos solo conforme a las instrucciones del cliente y a la finalidad autorizada por los titulares, sin finalidad propia; a salvaguardar la seguridad de las bases de datos; a guardar confidencialidad; a trasladar al cliente las solicitudes de titulares que reciba dentro de los dos (2) días hábiles siguientes; y a notificarle sin demora cualquier incidente de seguridad que afecte sus datos.

El cliente garantiza que cuenta con la autorización de tratamiento de los titulares respecto de sus datos de contacto y demás datos privados, y que la cartera que carga tiene origen lícito. kiito no determina los fines ni los medios del tratamiento de esa cartera: los límites de cualquier automatismo los configura el cliente en su cuenta.

12.Disponibilidad, terminación y responsabilidad

kiito procura la disponibilidad continua del servicio pero no garantiza operación ininterrumpida ni libre de errores. Los datos que el cliente carga siguen siendo suyos.

El cliente puede cancelar en cualquier momento y dispone de treinta (30) días para exportar su información. kiito podrá suspender el servicio por incumplimiento, previa comunicación indicando la causa y con cinco (5) días hábiles para subsanarla, salvo riesgo inmediato para terceros o infracción legal manifiesta, casos en que la suspensión podrá ser inmediata.

Cada parte responde por lo suyo: kiito, por que la plataforma funcione conforme a lo descrito; el cliente, por la licitud del cobro, por el título que lo habilita, por la exactitud de los datos que carga y por el contenido de las comunicaciones que redacta.

Salvo dolo o culpa grave, y salvo los daños que la ley no permita limitar, la responsabilidad total de kiito frente al cliente no excederá el valor efectivamente pagado en los doce (12) meses anteriores al hecho que la origine. Esta limitación no se aplica a las obligaciones en materia de protección de datos frente a los titulares, ni limita derechos que la ley reconozca de manera irrenunciable.

13.Ley aplicable y modificaciones

Estos términos se rigen por la ley colombiana y las controversias entre kiito y el cliente se someterán a los jueces de la República de Colombia. Nada de lo pactado limita el derecho de un titular de datos personales a acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio o ante el juez competente.

Los cambios sustanciales se comunican con al menos treinta (30) días de antelación y el cliente que no los acepte puede terminar sin penalidad. La versión vigente es la publicada en esta página, actualizada el 30 de agosto de 2026.